Audit-típusok

Eljárásaudit

Nagyon sok olyan terület van, amit ellenőrizhetnek a munkaügyi felügyelők, és ami sokszor gondot jelent egy cég mindennapi működése során. Az ellenőrzés után a tényállás alapján a felügyelők határozatot hoznak és amennyiben szabálytalanságot észlelnek, bírságolnak illetve egyéb intézkedéseket hoznak.

A bírság, ha pénzbeli szankció, akkor főszabály szerint harmincezer forinttól tízmillió forintig terjed, vannak azonban enyhítő és súlyosbító körülmények, amelyek esetén legrosszabb esetben akár húszmillió forint is lehet a bírság. Ez igen komoly anyagi teher egy cégnek, főleg annak tükrében, hogy munkajogi szakember segítségével ezek a bírságok könnyen megelőzhetőek.

Hivatal ellenőrzése a munkáltatónál

Met. 3. § (1) A munkaügyi ellenőrzés kiterjed:

a) a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítéséhez szükséges jognyilatkozatok alakszerűségére és kötelező tartalmi elemeinek meglétére, a munkavállalói jogalanyisággal kapcsolatos életkori feltételekre (ideértve a gyermekmunka tilalmát is), továbbá a foglalkoztató írásbeli tájékoztatási kötelezettségére vonatkozó rendelkezések,

b) a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésével, megszűnésével, illetőleg megszüntetésével összefüggő bejelentési kötelezettségek,

c) a munkáltató nyilvántartási kötelessége,

e) a nők, a fiatalkorúak és a megváltozott munkaképességűek foglalkoztatásával kapcsolatos jogszabályok,

f) a munkaidőre, a pihenőidőre, a rendkívüli munkavégzésre, valamint a szabadságra vonatkozó, jogszabályban vagy kollektív szerződésben előírt rendelkezések,

g) a jogszabályban (...) vagy a miniszter által az ágazatra, alágazatra kiterjesztett kollektív szerződésben megállapított munkabér mértékére, valamint a munkabér védelmére vonatkozó rendelkezések,

h) a foglalkoztatásra irányuló jogviszony megszűnésével összefüggő - a munkavállalót megillető - igazolások kiállítására és kiadására, valamint a munkaviszony megszűnéséhez, megszüntetéséhez kapcsolódó elszámolás megtörténtére vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek,

i) a harmadik országbeli állampolgárok magyarországi foglalkoztatásának engedélyezésére, illetve a harmadik országbeli és a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező állampolgárok foglalkoztatására vonatkozó jogszabályok,

j) az álláskereső részére nyújtott ellátások melletti foglalkoztatás feltételeire vonatkozó jogszabályok,

k) a munkaerő-kölcsönzésre vonatkozó, valamint a munkaerő-kölcsönzési tevékenység végzésére jogosító jogszabályok,

o) a teljesítménykövetelmény megállapítása tekintetében az előzetes foglalkoztatói eljárás lefolytatásának tényére, valamint a teljesítménykövetelmény és a teljesítménybér-tényezők alkalmazása előtti közlésére vonatkozó szabályok,

p) a Köt. 5. §-ának (3)-(6) bekezdésében foglalt rendelkezések fogadó szervezetek általi,

r) a harmadik országbeli állampolgár és a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személy magyarországi foglalkoztatásának bejelentésére vonatkozó jogszabályok,

s) a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvény (a továbbiakban: Harm.tv.) 71. §-ának (1)-(2) bekezdése szerinti kötelezettségek foglalkoztató általi megtartására.

Folyamataudit

• a folyamatra vonatkozó előírások (eljárás, munkautasítások, törvényi, biztonságtechnikai, egészség- és környezetvédelmi előírások) megfelelősége és betartása,

A piaci siker érdekében fontossá vált az ügyfélkapcsolatok új alapokra helyezése, és a valós ügyfélközpontúság megvalósítása.

Az ügyfélközpontúság valós kulcsa a munkatársakban rejlik, lényege az ügyfelek megismerése, ennek alapján egyéni, személyre szabott ügyintézés biztosítása. Elvárás az ügyfélszolgálati munkától, hogy az ügyintéző megfelelően képviselje a céget, pontos adminisztráció elvégzése, komplex gondolkodást, együttműködési készséget igényel.

Egyenlő bánásmód alkalmazása

Az egyenlő bánásmód követelményének megsértését jelenti a közvetlen hátrányos megkülönböztetés, a közvetett hátrányos megkülönböztetés, a zaklatás, a jogellenes elkülönítés, a megtorlás, valamint az ezekre adott utasítás. Az egyenlő bánásmód követelményének megsértése miatti igények, különösen a személyiségi jogi per, munkaügyi per, érvényesíthetők a foglalkoztatóval szemben.

Kapcsolattartás a felügyeleti, ellenőrző szervvel

A hatósági eljárásokban kiemelkedő jelentősége van a kapcsolattartás formáinak, az iratok kézbesítéséhez, a bejelentések megtételéhez számos jogkövetkezmény fűződhet, sok esetben pedig a határidők számításának az alapjául szolgálnak egyes jogcselekmények. Az elektronikus eljárások térhódításával a kapcsolattartás szabályozása viszonylag gyorsan változik, illetve egyre több ügy intézhető elektronikus úton. A hatóság a költségtakarékosság és a hatékonyság szempontjai alapján választ, előnyben részesítve az elektronikus utat.

Ellenőrzési folyamat kialakítása

Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége a cég tervezési, pénzügyi lebonyolítási folyamataiban rejlik, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. Segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. Megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik. 

A könyvviteli zárlatot megelőző egyeztetések 

A kiegyenlítetlen bevételek és kiadások, továbbá az azonosítatlan tételek egyeztetése az analitikus nyilvántartásokkal.

Belső kommunikáció működtetése 

Az adminisztratív feladatok kapcsán fontos szerepe van az információ technológia intenzívebb használatára. Például a tömegesen végzett rutinjellegű feladatok ellátása során - adatrögzítés - a közös felhasználó felületen történő együttes munkavégzés. 

A sikeresség szempontjából kritikus a jó kapcsolattartás, a személyes és szakmai hitelesség megteremtése.

Rendszeraudit

Minél szélesebb körű az auditálás, annál többféle módszer alkalmazható, ami növeli a megbízhatóságot.

Az alkalmazásnál mindig figyelembe kell venni a várható eredmények, illetve az eljárások idő- és költségvonzatát. 

• a vizsgált folyamatok részletes elemzése,
• a szükséges dokumentációk bekérése, interjú készítése a folyamat résztvevőivel,
• a begyűjtött adatok és minták összesítése és elemzése,
• a kivételek kezelési módjának vizsgálata,
• a folyamatleírástól eltérő gyakorlatok feltárása,
• értékelés készítése a vizsgálatról.

A vizsgálat szempontjai:

• menedzsmentszemlélet,
• folyamatközpontú szemlélet,
• hatékonyság mérése,
• megtervezték-e a folyamatokat?
• végrehajtották-e, visszaellenőrizték?
• ellenőrzés alapján történt-e fejlesztés?

A foglalkoztató munkaügyi compliance auditálásának relevanciája, hogy  objektív és globális képet adjon a cég vezetésének arról,  hogy hol vannak az erősségek és a gyenge pontok a szervezeten belül működő humánerőforrás, munkaügy, és bérszámfejtési feladatokat ellátó területen.