Audit-típusok

Eljárásaudit
Nagyon sok olyan terület van, amit ellenőrizhetnek a munkaügyi felügyelők, és ami sokszor gondot jelent egy cég mindennapi működése során. Az ellenőrzés után a tényállás alapján a felügyelők határozatot hoznak és amennyiben szabálytalanságot észlelnek, bírságolnak illetve egyéb intézkedéseket hoznak.
A bírság, ha pénzbeli szankció, akkor főszabály szerint harmincezer forinttól tízmillió forintig terjed, vannak azonban enyhítő és súlyosbító körülmények, amelyek esetén legrosszabb esetben akár húszmillió forint is lehet a bírság. Ez igen komoly anyagi teher egy cégnek, főleg annak tükrében, hogy munkajogi szakember segítségével ezek a bírságok könnyen megelőzhetőek.
Hivatal ellenőrzése a munkáltatónál
Met. 3. § (1) A munkaügyi ellenőrzés kiterjed:
a) a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítéséhez szükséges jognyilatkozatok alakszerűségére és kötelező tartalmi elemeinek meglétére, a munkavállalói jogalanyisággal kapcsolatos életkori feltételekre (ideértve a gyermekmunka tilalmát is), továbbá a foglalkoztató írásbeli tájékoztatási kötelezettségére vonatkozó rendelkezések,
b) a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésével, megszűnésével, illetőleg megszüntetésével összefüggő bejelentési kötelezettségek,
c) a munkáltató nyilvántartási kötelessége,
e) a nők, a fiatalkorúak és a megváltozott munkaképességűek foglalkoztatásával kapcsolatos jogszabályok,
f) a munkaidőre, a pihenőidőre, a rendkívüli munkavégzésre, valamint a szabadságra vonatkozó, jogszabályban vagy kollektív szerződésben előírt rendelkezések,
g) a jogszabályban (...) vagy a miniszter által az ágazatra, alágazatra kiterjesztett kollektív szerződésben megállapított munkabér mértékére, valamint a munkabér védelmére vonatkozó rendelkezések,
h) a foglalkoztatásra irányuló jogviszony megszűnésével összefüggő - a munkavállalót megillető - igazolások kiállítására és kiadására, valamint a munkaviszony megszűnéséhez, megszüntetéséhez kapcsolódó elszámolás megtörténtére vonatkozó jogszabályok rendelkezéseinek,
i) a harmadik országbeli állampolgárok magyarországi foglalkoztatásának engedélyezésére, illetve a harmadik országbeli és a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező állampolgárok foglalkoztatására vonatkozó jogszabályok,
j) az álláskereső részére nyújtott ellátások melletti foglalkoztatás feltételeire vonatkozó jogszabályok,
k) a munkaerő-kölcsönzésre vonatkozó, valamint a munkaerő-kölcsönzési tevékenység végzésére jogosító jogszabályok,
o) a teljesítménykövetelmény megállapítása tekintetében az előzetes foglalkoztatói eljárás lefolytatásának tényére, valamint a teljesítménykövetelmény és a teljesítménybér-tényezők alkalmazása előtti közlésére vonatkozó szabályok,
p) a Köt. 5. §-ának (3)-(6) bekezdésében foglalt rendelkezések fogadó szervezetek általi,
r) a harmadik országbeli állampolgár és a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személy magyarországi foglalkoztatásának bejelentésére vonatkozó jogszabályok,
s) a harmadik országbeli állampolgárok beutazásáról és tartózkodásáról szóló 2007. évi II. törvény (a továbbiakban: Harm.tv.) 71. §-ának (1)-(2) bekezdése szerinti kötelezettségek foglalkoztató általi megtartására.

Folyamataudit
- a
folyamatra vonatkozó előírások (eljárás, munkautasítások, törvényi,
biztonságtechnikai, egészség- és környezetvédelmi előírások) megfelelősége és
betartása,
- a
folyamat irányítására vonatkozó előírások és feladatok,
- az
alkalmazott eszközök meg-felelősége, karbantartása,
- a
mechanizmusok folyamat-képessége,
- a
folyamat eredményei,
- a
munkavállalók képzettsége,
- az
előírásoktól való eltérés mértéke,
- a
folyamat javításának lehetőségei.
A piaci siker érdekében fontossá vált az ügyfélkapcsolatok új alapokra helyezése, és a valós ügyfélközpontúság megvalósítása.
Az ügyfélközpontúság valós kulcsa a munkatársakban rejlik, lényege az ügyfelek megismerése, ennek alapján egyéni, személyre szabott ügyintézés biztosítása. Elvárás az ügyfélszolgálati munkától, hogy az ügyintéző megfelelően képviselje a céget, pontos adminisztráció elvégzése, komplex gondolkodást, együttműködési készséget igényel.
Egyenlő bánásmód alkalmazása
Az egyenlő bánásmód követelményének megsértését jelenti a közvetlen hátrányos megkülönböztetés, a közvetett hátrányos megkülönböztetés, a zaklatás, a jogellenes elkülönítés, a megtorlás, valamint az ezekre adott utasítás. Az egyenlő bánásmód követelményének megsértése miatti igények, különösen a személyiségi jogi per, munkaügyi per, érvényesíthetők a foglalkoztatóval szemben.
Kapcsolattartás a felügyeleti, ellenőrző szervvel
A hatósági eljárásokban kiemelkedő
jelentősége van a kapcsolattartás formáinak, az iratok kézbesítéséhez, a
bejelentések megtételéhez számos jogkövetkezmény fűződhet, sok esetben pedig a
határidők számításának az alapjául szolgálnak egyes jogcselekmények. Az
elektronikus eljárások térhódításával a kapcsolattartás szabályozása viszonylag
gyorsan változik, illetve egyre több ügy intézhető elektronikus úton. A hatóság a költségtakarékosság és a
hatékonyság szempontjai alapján választ, előnyben részesítve az elektronikus
utat.
Ellenőrzési folyamat kialakítása
Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége a cég tervezési, pénzügyi lebonyolítási folyamataiban rejlik, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését. Segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. Megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik.
A könyvviteli zárlatot megelőző egyeztetések
A kiegyenlítetlen bevételek és kiadások, továbbá az azonosítatlan tételek egyeztetése az analitikus nyilvántartásokkal.
Belső kommunikáció működtetése
Az adminisztratív feladatok kapcsán fontos szerepe van az információ technológia intenzívebb használatára. Például a tömegesen végzett rutinjellegű feladatok ellátása során - adatrögzítés - a közös felhasználó felületen történő együttes munkavégzés.
A sikeresség szempontjából kritikus a jó kapcsolattartás, a személyes és szakmai hitelesség megteremtése.

Rendszeraudit
Minél szélesebb körű az auditálás, annál többféle
módszer alkalmazható, ami növeli a megbízhatóságot.
Az alkalmazásnál mindig figyelembe kell venni a várható eredmények, illetve az eljárások idő- és költségvonzatát.
- a vizsgált folyamatok részletes elemzése,
- a szükséges dokumentációk bekérése, interjú készítése a folyamat résztvevőivel,
- a begyűjtött adatok és minták összesítése és elemzése,
- a kivételek kezelési módjának vizsgálata,
- a folyamatleírástól eltérő gyakorlatok feltárása,
- értékelés készítése a vizsgálatról.
A vizsgálat szempontjai:
- menedzsmentszemlélet,
- folyamatközpontú szemlélet,
- hatékonyság mérése,
- megtervezték-e a folyamatokat?
- végrehajtották-e, visszaellenőrizték?
- ellenőrzés alapján történt-e fejlesztés?
A foglalkoztató munkaügyi compliance auditálásának relevanciája, hogy objektív és globális képet adjon a cég vezetésének arról, hogy hol vannak az erősségek és a gyenge pontok a szervezeten belül működő humánerőforrás, munkaügy, és bérszámfejtési feladatokat ellátó területen.